Corona heeft onze jonge structuur getest

(Karen Segers, teamtrekker Communicatie)
 

Het coronavirus veranderde de organisatie van zowat heel de maatschappij. Sectoren waar wij als vormingscentrum nauw mee samenwerken zoals de zorg en het onderwijs, bleken meer dan ooit cruciale sectoren. Op heel korte tijd moesten zij hun werking drastisch aanpassen. Ook als vormingscentrum konden en kunnen we niet anders dan flexibel meebewegen in de wereld van nu. In een artikel voor Re-story stelt Bert Smits van Schoolmakers:

‘In de chaos en hectiek van de huidige coronacrisis is het als school een uitdaging voldoende fit te blijven.’ Hij ziet dat scholen die al fit en wendbaar waren, nu aanmerkelijk beter voor de dag komen.’

               https://www.re-story.be/nl/stories/bert-smits-iedereen-schoolmaker

 

Toevallig kreeg ik diezelfde dag een mailtje van een collega waarin hij schreef: ‘Corona heeft onze jonge structuur getest. En op een aantal kleinigheden na hebben we dat samen knap doorstaan. Niet evident, ik ben eigenlijk echt fier op ons hoopje mensen.’

Het deed me beseffen dat het klopt. We kunnen als organisatie best trots zijn op onszelf momenteel. De voorbije jaren veranderde er intern veel in ons vormingscentrum. We evolueerden stap voor stap naar een organisatie waarin we op basis van zelfsturing werken.

Heel spannend in het begin. De goesting die de stelselmatige ontwikkeling bracht, maar ook de weerstand die ermee gepaard ging. Maar al snel merkten we dat deze structuur werkte voor het soort organisatie dat we zijn. Toen we begin maart plots allemaal thuis moesten werken, was dat best spannend. Gaan onze structuren nog werken? Lukt het ons om ons aan te passen aan wat de markt nu nodig heeft? Kunnen we nog genoeg contact met elkaar houden?

Het antwoord op deze vragen blijkt grotendeels ‘ja’ te zijn. De voorbije weken heb ik me meerdere keren met verwondering toe gekeken hoe het vormingscentrum mee groeide in deze veranderende tijden. En hoe dat organisch gebeurde, met weinig leiding van buitenaf, eerder van binnenuit. Mensen in verschillende rollen en domeinen boden hun kennis, kunde en wijsheid en daaruit ontstond precies wat er op dat moment nodig was. Dat kon zijn een nieuw idee, zoals de start van onze nieuwsbrieven. Of de verzuchting dat er toch meer structuur moest komen, waardoor onze kwaliteitscoördinator de nieuwe manieren van werken in een stappenplan begon te gieten. Of een stevige dialoog rond de nood aan grenzen in al dan niet online werken, waardoor er een nieuw voorstel kon komen. Of zoals een andere collega van me liet horen:

‘We hebben dat samen mooi gedaan: we hebben veel geluisterd naar elkaar, ieder heeft zijn angsten mogen laten horen, we hebben respect gehad voor ieders tempo van werken en evolueren, en ook grenzen gegeven. Soms geeft iemand een mooie aanzet die kan inspireren, soms is iemand stil op het juiste moment.’

Onze wekelijkse check-ins hebben ons daar heel erg bij geholpen. Tijdens de check-in krijgt iedereen in het team het woord om te vertellen wat hij belangrijk vindt om te delen. Meestal aan de hand van een vraag zoals:

  • als je jezelf of je situatie op dit moment met een kleur moest vergelijken, welke zou dat dan zijn en waarom?
  • Neem een symbool uit de ruimte waar je nu zit en vertel aan de hand daarvan hoe je erbij zit en wat je nodig hebt
  • Waarvoor ben je op deze moment het meest dankbaar?
  • Welk nieuw talent van jezelf of van collega’s heb je in deze periode leren kennen?
  • enz.

Dit moment werd ons verbindingsmoment en bracht ook meteen de belangrijkste spanningen naar boven binnen de organisatie.

Check-in is één van de vele patronen uit Sociocratie 3.0[1] - oftewel S3. We gebruikten enkele patronen uit S3 toen we enkele jaren geleden meer evolueerden naar zelfsturing. Twee patronen die ons tijdens de Corona-tijd erg hebben geholpen zijn het formuleren van drivers en consent besluitvorming. Uiteraard ontstonden er spanningen in onze teams en organisatie. Een spanning is het verschil tussen ‘hoe de situatie nu is’ en ‘hoe ze zou moeten zijn’. Die spanning leer je beschrijven in een driver: een beschrijving van hoe de huidige situatie is en het effect daarvan, en hoe de gewenste situatie is en de impact daarvan. Zoals bijvoorbeeld het besef dat fysieke vormingen tijdelijk niet mogelijk zijn en we dus geen aanbod meer hadden dat relevant was voor de klanten en dat we dus nood hadden aan nieuwe online versies en daarvoor de nodige competenties moesten ontwikkelen.

Ook consent besluitvorming is voor ons een belangrijk patroon. Bij consent besluitvorming ga je op zoek naar mogelijke bezwaren (een mogelijke verbetering of kans op schade) op een voorstel en los je die bezwaren samen op. Hierdoor krijg je meer gedragen beslissingen. Dit patroon heeft ons heel erg geholpen tijdens deze Corona-tijd, om efficiënt te vergaderen en toch iedereen die betrokken is bij een beslissing de kans te geven om bezwaren in te dienen.

Door het werken met drivers en consent besluitvorming gaan we bewuster en doelgerichter om met wat er in onze organisatie leeft en meer en meer leren we de wijsheid van de hele groep te gebruiken om beslissingen te maken. Iets wat in het post-COVID tijdperk nog belangrijker gaat worden. Ik hoor immers dagelijks hoe divers de situatie van teamleden is geweest tijdens de Corona-tijd: veranderen van afdelingen, de hele tijd of een kortere tijd ziek thuis of net 200% procent aan het werk, bijna dagelijkse verandering van procedures … dit heeft een enorme diversiteit en dus wijsheid gebracht binnen teams. Dus een belangrijke uitdaging van teams gaat zijn om die wijsheid op een constructieve en efficiënte wijze te gaan samenbrengen. Waar dit gebeurt, krijg je top-teams, teams die in staat zijn onze samenleving van morgen vorm te geven. 

Als vormingscentrum bieden we teams hier graag ondersteuning bij. Als je met vragen zit rond communicatie, teamwerking, organisatiestructuur, individueel of groepstrauma, conflicthantering en effectieve samenwerking, … kan je bij ons terecht. Je kan ons je vraag mailen: vormingscentrum-communicatie@hivset.be  

‘Als de wind van verandering waait, bouwen sommige mensen muren en anderen windmolens.’

Wij wensen jullie en jullie teams alvast veel windmolens toe. 

 

[1] Sociocratie 3.0. is een op principes gebaseerde praktische gids, bestaande uit diverse tools die bijdragen aan de ontwikkeling van wendbare, veerkrachtige en effectieve organisaties. Voor meer info kan je terecht op https://sociocracy30.org/  of http://www.ilean.be/book. Ook in het vormingscentrum geven we regelmatig vorming over Sociocratie 3.0. Houd onze website in de gaten.